Bestyrelsesmøde den 1. marts 2022

Til stede: Sanne, Tine, Hans-Ole, Kåre, Stig og Kristian. Nina afbud.

Kaffe, bastognekager og et par burgere fra bistroen blev indtaget.

Sanne blev budt velkommen som nyt medlem af bestyrelsen.

Generalforsamlingen. Referatet fra generalforsamlingen har været rundt i bestyrelsen, og det er godkendt. Det skal lægges på hjemmesiden snarest.

Generalforsamlingen havde pålagt bestyrelsen nogle opgaver. Bestyrelsen skulle bl.a. assistere en gruppe, som skulle se på kommercielle systemer til regnskab og klubadministration. Denne gruppe har holdt deres første møde den 28/2.

Hans-Ole, som har lagt et kæmpe arbejde i at sætte en database op som udgangspunkt, havde nævnt, at han ikke kunne være kasserer med et nyt system.

Bestyrelsen konstituerede sig således med Sanne Ifversen Hansen som ny kasserer.

Bestyrelsen skal inddrages i beslutningen af nyt regnskabs- og klubsystem. Det foreslås, at der afholdes mindre, måske virtuelle møder evt. den 9/3 el. 15/3 el. 22/3, så det nye hurtigt kan komme på plads, og således at der snarest kan bogføres bilag fra 1. januar 2022.

SM-stafet 29. maj 2022 Kristian vil undersøge, hvem der kan bestride nøgleposter til løbet. Her tænkes særligt på stævneleder (Janus spørges), banelægger (Knud spørges) og beregning. Stafet er specielt, hvad beregningen angår (Jens spørges).

Påskehytte 2022 Sanne har modtaget ca. 45 tilmeldinger, heraf er der ca. 5 stk. som ikke er medlemmer, og det skal undersøges, om der er plads til flere end 50 i hytten.

Sanne og Jan S. undersøger dette og bestemmer fuldstændig, hvem der sover i hvilke rum – således at kabalen går op.

Træning og VTR VTR-afslutningen den 13/3 er på hjemmesiden, og man kan tilmelde sig. Kasper L. er stævneleder. Gymnastiksalen er booket fra kl. 11.30, så der bliver travlt med at stille op efter dette.

Almindelig træning om tirsdagen er planlagt for hele året. Et af vores træningsløb sammen med HG bliver i Fruens Plantage i stedet for Harrested Skov, men alle andre skove er faldet på plads som ønsket.

Banelæggere er plads til hele forårssæsonen.

Skovaftalen med Stiftelsen vedr. ungdomstræning skal findes på gamle mails, eller også skal den genkendes sammen med Stiftelsen.

Økonomi Kristian skal – når han får luft – undersøge, om vi er dækket forsikringsmæssigt for det tab på 13800 kroner, som vi har lidt

Ungdommen Til Vårracet er der tilmeldt 12 løbere, heraf er de 8 ungdomsløbere.

DM på Bornholm bliver også en ungdomstur. Kristian bestiller campinghytter til mindst 20, og Kåre administrerer udbuddet i klubben – således at ungdommen har fortrinsret.

Thierry Gueorgiou vil gerne træne sprint-orientering i Sorø lørdag den 9. april. Jens, Morten og Kristian har kontakten og stiller som betingelse, at Thierry, som er mangedobbelt verdensmester, giver ungdomsløberne en peptalk.

Næste møde den 15/3 kl. 19.10 i klubhuset eller?

Emner:

Kommunikationsflowet i klubben Udvalg. Hvilke? Regnskab, status.